Исчерпывающее Руководство Getting Things Accomplished Gtd Метода С Примерами Хабр

Например, разговаривая по телефону с клиентом, не стоит параллельно делать презентацию. Необязательно делегировать работу конечному исполнителю. Ответственное лицо может перепоручить задание кому-то другому, для вас главное результат. Чтобы метод делегирования сработал, не нужно вмешиваться в процесс выполнения.

Папки

Это позволяет более рационально расходовать время без ущерба качеству работы. Даже если задача кажется незначительной или на её выполнение требуется пара минут, её нужно сохранить. Другими словами, чем яснее разум, тем выше продуктивность. Чтобы очистить ум, в работе с информацией Аллен предлагает придерживаться алгоритма из пяти шагов. Методика применима в любой области ― от управления бизнесом до составления распорядка дня.

Календарь важен для контроля над встречами и поручениями; однако, Аллен рекомендует, чтобы календарь был зарезервирован только для тех вещей, которые должны быть сделаны в строго конкретный срок, или для встреч и поручений с заданным временем и местом. А дела должны быть зафиксированы в списках следующих действий, а не в календаре. Принимайте решения о требуемых действиях тогда, когда появляется дело — а не тогда, когда оно требует аварийного завершения. Организуйте по соответствующим категориям записи-напоминания о своих проектах и запланированным действиям по ним. Поддерживайте эту систему, пополняйте её и делайте её пересмотр так часто, чтобы в дальнейшем доверять даже своему интуитивному выбору действия (или не действия). На предыдущих этапах вы составили структурированный план.

Если на действие требуется менее чем две-пять минут, это должно быть немедленно сделано. Двухминутное правило обусловлено тем примерным временем, которое нужно, чтобы формально отложить действие. Следуя методу GTD, вы сможете разложить всё по полочкам и планомерно двигаться к достижению целей по каждому направлению. Также можно совмещать занятия, требующие разных навыков. Например, править дизайн-макет и одновременно слушать аудиозапись совещания.

Что Такое Getting Issues Carried Out Метод Или Как Привести Дела В Порядок?

Остаётся шаг за шагом выполнять намеченные действия в соответствии с таймингами и приоритетами. Группа 2, подгруппа «Архив» — это справочные материалы и полезная информация. С такими задачами ничего не нужно делать, но и удалять их не стоит. Действия зависят от категории, которую мы определили в дереве решений GTD. Посмотрим на примерах, как работать с задачами разных групп.

Систематизация

Примерами группирования аналогичных задач является составление списка необходимых телефонных звонков или списка поручений, которые нужно выполнить в Центре. Правила формирования контекстных списков могут быть определены наличием инструмента или присутствием персоны\группы, с которыми нужно что-то обсудить или ознакомить. Следовательно, пункт «Устроиться на новую работу» нужно пометить как проект, перенести в него пункт «Отправить резюме в компанию N» и дополнить новыми задачами.

Пусть исполнитель самостоятельно выбирает удобные инструменты и способы решения проблемы. На этапе консолидации не нужно разносить дела по категориям. Записывайте задачи в том порядке, в котором они приходят в голову или поступают к вам извне. Дэвид Аллен утверждает, https://deveducation.com/ что для повышения эффективности нужно регулярно очищать мозг от лишней информации. Если не тратить ресурсы на попытки удержать всё в голове, можно высвободить больше энергии для генерации и воплощения идей. В соответствии с этим предсказанием, позднее произошёл «виртуальный взрыв» GTD — к апрелю 2008 г.

Корзина может быть только одна, иначе вам придётся тратить время, вспоминая, что где записано. Следовательно, если раньше вы уже пользовались инструментами тайм-менеджмента и разными средствами Стресс-тестирование программного обеспечения хранения информации, нужно объединить все записи в одном хранилище и далее пользоваться только им. Аллен предлагает организовать свои документы по системе, названной «43 папки». Двенадцать папок используются по одной на каждый месяц, и дополнительно 31 папка используется для каждого дня из следующих 31 дней. Папки упорядочены для того, чтобы помочь напоминать пользователю о действиях, которые нужно сделать в этот день.

• Последний ключевой организующий компонент GTD — система документов.
• Если Вы имеете привычку откладывать свои дела, всё закончится тем, что Вы будете делать простые задачи и избегать трудных.
• Если резюме уже готово, то задача отправляется в подгруппу «Сейчас»; если нет — в подгруппу «В работу».
• Действия зависят от категории, которую мы определили в дереве решений GTD.
• Мозг лишь имитирует параллельную работу над двумя задачами, но на самом деле постоянно переключается с одной на другую, что ведёт к усталости, снижению продуктивности и ошибкам.

Система документов должна быть лёгкой, простой и интересной. Даже единственный листок бумаги, если он нужен для справочной информации, должен получить свою gtd система собственную папку, если имеющиеся папки для него не подходят. Аллен предлагает одномерную, организованную в алфавитном порядке, систему хранения документов для того, чтобы быстро и просто восстанавливать необходимую информацию. Так, эксперты по тайм-менеджменту не рекомендуют совмещать интеллектуальные занятия. Например, одновременно писать письмо и текст для презентации не получится, так как в этих процессах задействованы одни и те же навыки. В обоих случаях нужно обрабатывать текстовую информацию, формулировать мысли и облекать их в слова.

В 2001 году Аллен выпустил книгу Getting Issues Done, где описал принципы организации работы в режиме многозадачности. Книга быстро стала бестселлером и была переведена на 23 языка. Сейчас, более 20 лет спустя, методика Аллена под названием GTD всё так же актуальна. Разберём её основы и посмотрим, как применять GTD-подход в работе и в жизни.

Основные элементы системы GTD поддерживали уже более чем a hundred приложений. Эти инструментальные средства в настоящее время варьируют от простых менеджеров списков до многопользовательских веб-служб, бесплатных и коммерческих, для всех популярных платформ и устройств. Большая часть этого программного обеспечения автоматизирует или улучшает процессы сбора, обработки, организации, обзора и действий.

GTD облегчает этот процесс, основываясь на хранении, отслеживании и использовании подробной информации, связанной с выполняемой задачей. По предположению Аллена многие из провалов, с которыми мы сталкиваемся, были вызваны недостаточным ‘первоначальным’ планированием (то есть, когда ещё выяснялось, что необходимо достигнуть и какие конкретные действия для этого необходимы). Следовательно, информация о «следующих конкретных действиях», контекстно связанных с данным моментом и местом, может послужить внешней поддержкой, которая гарантирует, что мы сделаем себе правильные напоминания в нужное время. Поскольку GTD основано на ведении дополнительных записей, его можно рассматривать как реализацию научных теорий distributed cognition (распределенное познание) и prolonged thoughts (расширенный разум). Аллен рекомендует еженедельный обзор по различным уровням. Во время еженедельного обзора человек анализирует контексты задач и раскладывает их по соответствующим спискам.

Аллен учит, как работать с информацией, планировать дела и распределять внимание между ними, чтобы достигать целей быстрее и без стресса.